返信が遅い人と仕事をするべきでない3つの理由
仕事みなさんは、仕事をするうえで何を意識することが一番大切だと思いますか？
私は「返信を早くする」こと、正確には「返信を遅らせない」ことは、仕事をする上で最も重要なことの 1 つだと考えています。
では、なぜそれが大切なのか、今回は「返信が遅いことによって起きる問題」ベースで考えていきます。
返信が遅い人と仕事をするべきでない 3 つの理由
- 返信が遅い分、仕事の進みが遅くなるから
- 返信が来ることを考慮する間、少なからず脳のリソースを消費するから
- 返信が遅い人は自分がやることを第一優先に考えており、傲慢で他者へのリスペクトが足りない危険性があるから
1. 返信が遅い分、仕事の進みが遅くなるから
仕事の種類にもよりますが、返信を待つ時間が長いとそれだけ全体で見たときに仕事が終わるまでの時間が長くなってしまいます。
「でも毎回相手の返信を最優先でこなしていたら、自分の仕事に集中できないよ」という意見もあるかもしれません。これに関しては後ほど触れます。
2. 返信が来ることを考慮する間、少なからず脳のリソースを消費するから
質問や連絡をした側は、返信が来るまでの時間が遅いと「返信まだかな？」と考える時間が発生してしまい非効率的です。
もちろん、メッセージを送るたびに毎回すぐに「返信まだかな？」とは思いませんが、いつも返信が遅い人に対しては不信感が募ってしまうものではないでしょうか。
3. 返信が遅い人は自分がやることを第一優先に考えており、傲慢で他者へのリスペクトが足りない危険性があるから
返信が遅い人が返信が遅い理由として、
- 自分の仕事に集中していてそもそも来たメッセージに気がついていない
- メッセージには気がついているが、自分の仕事を先にやろうとしている
- メッセージに返信するのが面倒と思っている
- 返信しなければならないメッセージが多すぎて順番待ちになっている
などが考えられます。返信が遅い人は少なくともこれらの理由のうち 1 つに該当しており、例えばその理由が 2 の場合その人は自分のことを中心に考える傲慢な性格をしている危険性があります。
このような人と一緒に仕事をしていて、仕事がうまく進むイメージが湧きますか？私は湧きません。
もちろん、1 の理由のようにそもそもメッセージに気がついていない可能性もありますが、それが頻発する時点でそれはそれで問題です。個人的にはそれを問題と捉えず、いつまでたっても改善しない人とは一緒に仕事をしたいとは思えません。
3に関しては論外ですが、4に関してはたまに発生するかもしれません。とはいえ、返信すべきメッセージにテキパキと返信をしていたら、大幅に遅れることはないはずです。
返信を早くする方法
ここまで、返信が遅いことによる問題を整理してきました。
では、その返信を早くするためには何を意識すればよいでしょうか？以下に自分が普段意識していることをまとめてみます。
返信する対象に優先順位をつけない
返信が遅れてしまうケースの 1 つに「複数返信が必要なメッセージがあり、それらに優先順位をつけている間に返信を忘れていた」というものがあります。
これを防ぐために、返信が必要なメッセージが来た時点で、すぐにそのメッセージに返信をするようにしています。
すぐに返信するのが難しい場合はその旨を返信する
すぐに返信したいけど、返信内容を考えるのに時間がかかったり、その返信に他の人への確認が必要な場合もあるかもしれません。
そのようなときは、その旨をそのまま返信してしまいます。それだけでも相手は自分が今どのような理由で返信が遅れているか分かるので安心するはずです。
自分の仕事は基本的に中断する
基本的に何か返信が必要なメッセージが届いた時点で自分の作業を中断してメッセージを確認し、返信内容を考え始めるようにしています。
もちろん、そうすると自分のやっていたことが中断されますし、返信している間に自分のやっていたことを忘れてしまいそうですが、そのような場合は一時的に自分がやっていたことを軽くメモで残すようにしています。
メモをとるのは多少面倒ですが、返信を送らせないことのほうが全体の仕事の進み方で考えると効率的だと思いますし、そうあってほしいと信じています。
返信が必要ということをメモに残しておく
ときには、休日や外出中などすぐに返信できない状況下で返信を求められるメッセージが届くこともあります。
そのような場合は、先ほどの「すぐに返信するのが難しい場合はその旨を返信する」、もしくは返信しておく必要があるということをメモに残しておくことで、返信忘れを防いでいます。
おわりに
完全に 1 人で、誰とも会話をせずに仕事ができるのなら良いのですが、世の中のほとんどの仕事は他の人とのやりとりが発生します。
自分も時には返信が遅れてしまって申し訳なく思うこともありますが、今後もなるべく一緒に仕事をしている人への敬意を忘れず、気持ちよく仕事ができるように努めていきたいところです。
